Office- & Backoffice-Assistenz (m/w/d) TZ, Paderborn

Office-Management & Administration

• Support der Leitung Office/ Ass. GF in Organisation und Koordination des Büroalltags

• Bearbeitung von Post, E-Mails und Ablage

• Verwaltung von Dokumenten, Büromaterial und Verbrauchsgütern

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpersonen

• Termin- und Reiseorganisation

Kommunikation & Korrespondenz

• Erstellung und Versand von Korrespondenz, Protokollen und Unterlagen

• Abstimmung mit internen Teams und externen Partnern

• Unterstützung bei Präsentationen und Auswertungen

Backoffice & Prozessunterstützung

• Administrative Unterstützung der Fachabteilungen, z. B. HR und Buchhaltung

• Pflege von Daten in internen Systemen

• Nachverfolgung offener Aufgaben und Anfragen

Allgemeine Unterstützung

• Ansprechperson für organisatorische Themen

• Mitwirkung bei Events und internen Veranstaltungen

• Übernahme weiterer administrativer Aufgaben nach Bedarf

Ausbildung & Erfahrung

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.

• erste Berufserfahrung im Office- oder Backoffice-Bereich

Fachliche Kompetenzen

• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

• haben idealerweise Erfahrung mit digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen.

• verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen

• Moderne Arbeitsumgebung mit digitalen Prozessen

• Flexible Arbeitszeiten 

• Ein kollegiales Betriebsklima mit kurzen Entscheidungswegen